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Informationen zum Datenschutz – Operatives ScanningInformation on Data Protection – Operational Scanning

3D Laser-Scanning mit dem mobilen Laserscanner (NavVis „MLX")3D laser scanning using the mobile laser scanner (NavVis "MLX")

1. Worum geht es?1. What is this about?

Mit dem vorgenannten Scanner wird eine digitale 3D-Bestandsaufnahme durchgeführt. Der NavVis „MLX" ist ein handgeführtes Messgerät zur Erfassung von Oberflächen, Objekten, Gebäuden und Anlagen. Das Ergebnis ist eine sogenannte „Punktwolke" – i. V. m. 360°-Panoramabildern. Ziel ist die Erstellung eines digitalen Zwillings des Bestandes. Die gewonnenen Daten können z. B. für CAD-Zeichnungen sowie BIM-Modelle weiterverarbeitet werden und dienen somit zur Dokumentation und Planung. The above-mentioned scanner is used to carry out a digital 3D survey of the existing premises. The NavVis "MLX" is a handheld measuring device used to capture surfaces, objects, buildings and facilities. The result is a so-called "point cloud" combined with 360° panoramic images. The aim is to create a digital twin of the premises. The data obtained can, for example, be further processed into CAD drawings and BIM models, and thus serves documentation and planning purposes.

Bei der Erfassung können Beschäftigte, Besucher, Fremdfirmenmitarbeiter oder sonstige Personen unbeabsichtigt im Aufnahmebereich erscheinen. Die Erfassung dient nicht der Überwachung von Personen. During the capture, employees, visitors, staff of external companies or other persons may unintentionally appear within the capture area. The capture is not carried out for the purpose of monitoring individuals.

Zudem werden Personen und Kennzeichen von Fahrzeugen systemisch verpixelt. In addition, persons and vehicle license plates are systematically pixelated.

2. Wer ist verantwortlich?2. Who is responsible?

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, der über Zweck und Mittel des 3D Laser-Scannings entscheidet, ist: The controller within the meaning of the General Data Protection Regulation, who determines the purposes and means of the 3D laser scanning, is:

Björn Bünemann Interim-Management + Consulting
In dem Bossel 16, 27711 Osterholz-Scharmbeck, Germany
+49 (0) 162 630 26 72
www.buenemann-laserscan.com

Sofern personenbezogene Daten ausschließlich nach Weisung des Auftraggebers verarbeitet werden, kann eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vorliegen. Insofar as personal data is processed exclusively on the instructions of the client, this may constitute data processing on behalf of a controller pursuant to Art. 28 GDPR.

Die Erfordernis der Bestellung eines Datenschutz-Beauftragten entfällt. Verantwortlich für alle Fragen zum Datenschutz ist Björn Bünemann (siehe Kontaktdaten wie oben benannt). There is no requirement to appoint a data protection officer. Björn Bünemann is responsible for all data protection queries (see contact details above).

3. Welche Daten können erfasst werden?3. What data may be captured?

Im Rahmen des 3D Laser-Scannings können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:In the context of 3D laser scanning, the following data in particular may be processed:

• 3D-Punktwolken von Hallen, Räumen, Anlagen, Maschinen, technischen Einrichtungen, Verkehrsflächen usw. inkl. 360°-Panoramabilder der erfassten Bereiche,3D point clouds of halls, rooms, facilities, machinery, technical installations, traffic areas, etc., including 360° panoramic images of the captured areas,
• Grundriss-, Raum-, Höhen-, Anlagen- und Geometriedaten,floor plan, room, height, facility and geometry data,
• Standort- und Bewegungsdaten des Scansystems innerhalb des Gebäudes bzw. auf dem Gelände,location and movement data of the scanning system within the building or on the premises,
• zufällig erfasste Abbildungen von Personen,incidentally captured images of persons,
• sichtbare Namensschilder, Ausweise oder Funktionsbezeichnungen,visible name badges, ID cards or job titles,
• sichtbare Fahrzeugkennzeichen,visible vehicle license plates,
• sichtbare Bildschirminhalte, Whiteboards, Aushänge oder Dokumente,visible screen content, whiteboards, notices or documents,
• sonstige personenbezogene Informationen, soweit sie sich im Aufnahmebereich befinden.other personal information, insofar as it is located within the capture area.

4. Zu welchen Zwecken erfolgt die Verarbeitung?4. For what purposes is the data processed?

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu technischen, planerischen und dokumentarischen Zwecken, insbesondere z. B. der:The processing is carried out exclusively for technical, planning and documentation purposes, in particular for:

• digitalen Bestandsaufnahme des Bestandes (digitaler Zwilling),the digital survey of the premises (digital twin),
• Erstellung von 3D-Punktwolken,creating 3D point clouds,
• Erstellung von CAD-Plänen, Grundrissen, Schnitten und Ansichten,creating CAD plans, floor plans, sections and elevations,
• 2D-, 3D- oder BIM-Modellierung,2D, 3D or BIM modelling,
• Aktualisierung digitaler Zwillinge,updating digital twins,
• technischen Dokumentation von Gebäuden, Anlagen und Infrastruktur,technical documentation of buildings, facilities and infrastructure,
• Planung von Umbauten, Erweiterungen, Sanierungen und Instandhaltungsmaßnahmen,planning conversions, extensions, refurbishments and maintenance measures,
• Flächen- und Raumanalysen,area and space analyses,
• Facility-Management-Dokumentation,facility management documentation,
• Projektkoordination zwischen Auftraggeber, Planern, Architekten, Ingenieuren und Fachabteilungen.project coordination between the client, planners, architects, engineers and specialist departments.

Die Verarbeitung dient nicht der Verhaltens- oder Leistungskontrolle von Beschäftigten und nicht der Personenüberwachung.The processing is not used for monitoring the behaviour or performance of employees, nor for monitoring individuals.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung5. Legal basis for the processing

Die Verarbeitung erfolgt je nach konkreter Projektkonstellation auf einer oder mehreren der folgenden Rechtsgrundlagen:Depending on the specific project constellation, the processing is based on one or more of the following legal bases:

a) Vertragserfüllung / Durchführung des 3D Laser-Scanningsa) Performance of a contract / carrying out the 3D laser scanning

Soweit das 3D Laser-Scanning zur Erfüllung eines Vertrags mit dem Auftraggeber erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.Insofar as the 3D laser scanning is necessary for the performance of a contract with the client, the processing is based on Art. 6(1)(b) GDPR.

b) Berechtigtes Interesseb) Legitimate interest

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten, Besuchern oder sonstigen Personen nur beiläufig erfasst werden, erfolgt die Verarbeitung regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der effizienten, präzisen und aktuellen technischen Dokumentation von Gebäuden, Anlagen und Infrastruktur.Insofar as personal data of employees, visitors or other persons is only incidentally captured, the processing is generally based on Art. 6(1)(f) GDPR. The legitimate interest lies in the efficient, precise and up-to-date technical documentation of buildings, facilities and infrastructure.

c) Gesetzliche Pflichtenc) Legal obligations

Soweit gesetzliche Dokumentations-, Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO beruhen.Insofar as statutory documentation, retention or evidentiary obligations exist, the processing may be based on Art. 6(1)(c) GDPR.

6. Welche Schutzmaßnahmen werden getroffen?6. What protective measures are taken?

Zum Schutz betroffener Personen werden insbesondere folgende Maßnahmen umgesetzt:To protect data subjects, the following measures in particular are implemented:

• vorherige Information der Beschäftigten, Besucher und Fremdfirmen,prior information of employees, visitors and external companies,
• Aushang dieses Informationsblatts vor Beginn der Erfassung durch den Auftraggeber,Posting of this information sheet by the client prior to the start of the capture,
• Abstimmung der Scan-Zeiten mit dem Auftraggeber,coordination of scan times with the client,
• möglichst Durchführung außerhalb stark frequentierter Zeiten,carrying out the scan outside peak times wherever possible,
• Vermeidung der bewussten Aufnahme von Personen,avoidance of deliberately capturing persons,
• Aufforderung, den Scanbereich während der Erfassung möglichst freizuhalten,request to keep the scan area clear during the capture wherever possible,
• Entfernung oder Abdeckung sensibler Dokumente, Bildschirme und Whiteboards,removal or covering of sensitive documents, screens and whiteboards,
• Beschränkung der Zugriffsrechte auf Projektbeteiligte,restriction of access rights to project participants,
• sichere Speicherung und Übertragung der Daten,secure storage and transmission of the data,
• Löschung oder Anonymisierung nicht benötigter personenbezogener Inhalte,deletion or anonymisation of personal content that is not required,
• Verpixelung / Unkenntlichmachung von Gesichtern, Personen und Kennzeichen, soweit erforderlich und technisch möglich.pixelation / obscuring of faces, persons and license plates, insofar as necessary and technically possible.

NavVis beschreibt für die Verarbeitung mit NavVis IVION eine automatisierte Anonymisierung, mit der Gesichter, Personen und Nummernschilder in Bildern und Punktwolken unkenntlich gemacht werden können, um Datenschutzanforderungen wie die DSGVO zu unterstützen.NavVis describes an automated anonymisation feature for processing with NavVis IVION, which can be used to obscure faces, persons and license plates in images and point clouds in order to support data protection requirements such as the GDPR.

7. Wer erhält Zugriff auf die Daten?7. Who has access to the data?

Zugriff auf die Daten erhalten nur Personen und Stellen, die diese für das Projekt benötigen. Dazu können z. B. gehören:Only persons and bodies that require the data for the project are given access to it. These may include, for example:

• der Auftraggeber,the client,
• das beauftragte 3D Laser-Scanning-Unternehmen,the commissioned 3D laser scanning company,
• Projektleitung und zuständige Fachabteilungen,project management and responsible specialist departments,
• Architektur- und Ingenieurbüros, BIM-Koordinatoren,architecture and engineering firms, BIM coordinators,
• Facility-Management-Dienstleister,facility management service providers,
• interne oder externe IT-Dienstleister,internal or external IT service providers,
• Hosting- oder Cloud-Dienstleister,hosting or cloud service providers,
• Softwareanbieter für Verarbeitung, Visualisierung oder Modellierung,software providers for processing, visualisation or modelling,
• Behörden, Gerichte oder Versicherungen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.authorities, courts or insurers, insofar as there is a legal obligation to do so.

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit sie für den jeweiligen Projektzweck erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.Disclosure only takes place insofar as it is necessary for the respective project purpose or a legal obligation exists.

8. Findet eine Übermittlung in Drittländer statt?8. Is data transferred to third countries?

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt.Personal data is not transferred to third countries outside the European Union or the European Economic Area.

9. Wie lange werden die Daten gespeichert?9. How long is the data stored?

Die prozessierten Daten werden im Standardprozess vier Wochen nach dem Scanprozess gelöscht. Die konkrete Speicherdauer richtet sich insbesondere nach:As a standard process, the processed data is deleted four weeks after the scanning process. The specific retention period depends in particular on:

• dem Projektvertrag bzw. den Anforderungen des Auftraggebers,the project contract or the client's requirements,
• gesetzlichen Aufbewahrungsfristen,statutory retention periods,
• Gewährleistungs- und Haftungsfristen,warranty and liability periods,
• technischen Dokumentationspflichten,technical documentation obligations,
• Lösch- und Archivierungskonzepten des Verantwortlichen.the controller's deletion and archiving policies.

Regelmäßige Praxis: Rohdaten, Punktwolken, Bilddaten und daraus abgeleitete Modelle werden nach Projektabschluss gelöscht, anonymisiert oder projektbezogen archiviert, soweit dies vertraglich oder gesetzlich erforderlich ist.Standard practice: raw data, point clouds, image data and models derived from them are deleted, anonymised or archived on a project-related basis after completion of the project, insofar as this is contractually or legally required.

10. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling?10. Is there automated decision-making or profiling?

Nein. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.No. There is no automated decision-making, including profiling, within the meaning of Art. 22 GDPR.

Die erfassten Daten werden nicht verwendet, um Personen automatisch zu bewerten, zu überwachen, zu kontrollieren oder Entscheidungen über Personen zu treffen.The captured data is not used to automatically evaluate, monitor, control individuals or make decisions about them.

11. Welche Rechte haben betroffene Personen?11. What rights do data subjects have?

Betroffene Personen haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:Under the GDPR, data subjects have, in particular, the following rights:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO,right to access pursuant to Art. 15 GDPR,
• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,right to rectification pursuant to Art. 16 GDPR,
• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,right to erasure pursuant to Art. 17 GDPR,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,right to restriction of processing pursuant to Art. 18 GDPR,
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,right to data portability pursuant to Art. 20 GDPR,
• Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO,right to object pursuant to Art. 21 GDPR,
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority pursuant to Art. 77 GDPR.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den unter 2. genannten Verantwortlichen.To exercise your rights, please contact the controller named under section 2.

12. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO12. Right to object under Art. 21 GDPR

Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, haben betroffene Personen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.Insofar as the processing is based on Art. 6(1)(f) GDPR, data subjects have the right, on grounds relating to their particular situation, to object at any time to the processing of their personal data.

Der Widerspruch ist zu richten an den unter 2. genannten Verantwortlichen.The objection should be addressed to the controller named under section 2.

Im Fall eines Widerspruchs wird geprüft, ob zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung bestehen oder ob die Verarbeitung einzuschränken, zu beenden oder personenbezogene Inhalte zu anonymisieren sind.In the event of an objection, it will be examined whether compelling legitimate grounds for the processing exist, or whether the processing must be restricted, discontinued, or personal content anonymised.

13. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde13. Right to lodge a complaint with a supervisory authority

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.You have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority if you believe that the processing of your personal data infringes data protection law.

Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde am Sitz des Verantwortlichen, am Wohnort der betroffenen Person oder am Ort des vermuteten Datenschutzverstoßes.The competent authority is, in particular, the supervisory authority at the controller's registered office, at the data subject's place of residence, or at the place of the alleged infringement.

Zuständige Aufsichtsbehörde:Competent supervisory authority:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD Niedersachsen)Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (State Commissioner for Data Protection Lower Saxony, LfD Niedersachsen)
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, 0511/1204500, www.lfd.niedersachsen.de

14. Hinweise für Beschäftigte, Besucher und Fremdfirmen14. Notes for employees, visitors and external companies

Bitte beachten Sie während des 3D Laser-Scannings folgende Hinweise:Please note the following during the 3D laser scanning:

1. Halten Sie sich möglichst nicht im unmittelbaren Scanbereich auf.Please avoid being in the immediate scan area wherever possible.
2. Entfernen oder verdecken Sie personenbezogene oder vertrauliche Unterlagen.Remove or cover personal or confidential documents.
3. Sperren oder schließen Sie Bildschirme mit personenbezogenen oder vertraulichen Inhalten.Lock or close screens displaying personal or confidential content.
4. Entfernen oder verdecken Sie Whiteboards, Flipcharts oder Aushänge mit personenbezogenen Informationen.Remove or cover whiteboards, flip charts or notices containing personal information.
5. Informieren Sie die Projektverantwortlichen, wenn besondere Schutzbereiche betroffen sind.Inform the project managers if special protected areas are affected.
6. Folgen Sie den Hinweisen des Scanpersonals vor Ort.Follow the instructions of the on-site scanning personnel.
7. Wenn Sie nicht erfasst werden möchten, wenden Sie sich bitte vor oder während des Scannens an Ihre Vorgesetzten.If you do not wish to be captured, please contact your supervisor before or during the scanning.